Software de contabilidad y portátiles

Software de contabilidad y portátiles

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Si haces parte de los contadores independientes o tienes pensado empezar a hacerlo, hay dos factores importantes que debes tener presentes: el software de contabilidad que usarás y el portátil que vas a requerir.

Pero antes de ver los programas contables mejor calificados por los usuarios, es importante conocer cuáles son las características que debe tener un software para contadores.

Qué debe tener un buen software de contabilidad

Lo ideal de estos programas para contadores es que faciliten los procesos y reduzcan el tiempo sin presentar fallas en la entrega de informes, así como tener la posibilidad de ver detalles mes a mes, por proveedores, compradores, etc.

Así que, si manejas gran cantidad de flujo de información o distintas empresas al tiempo, no puedes dejar pasar por alto que tu software se destaque por:

Facilidad de uso

¿Te imaginas tener que lidiar con una cantidad de información, números, operaciones y preocuparte porque no entiendes cómo funciona el programa? Sería caótico y nada práctico.

Por eso, el software para contadores que escojas debe ser intuitivo, para que incluso personas ajenas al tema puedan entenderlo en caso de que pidas a tus clientes completar información que requieres.

Gestión de informes

Asegúrate en lo posible que te brinde funciones de reportes multidimensionales para generar informes personalizados según necesidades y objetivos del mes, así los cierres serán más rápidos.

Verifica que puedas incluir balances, comparaciones mes a mes e información de pérdidas y ganancias, así tendrás absoluto orden y control detallado en las operaciones.

Integración de funciones

Existe un software de contabilidad para cada función: facturación básica, administración de inventarios, etc. Pero si tienes la posibilidad de adquirir uno que incluya todas las herramientas a la vez, estarás reduciendo tiempo en la migración de datos.

Prevención de errores

Es normal que en ocasiones cometamos algunos errores al ingresar datos al sistema, pero es importante tener esto controlado, pues el mínimo cambio puede alterar todas las finanzas.

Así que asegúrate de que tu software para contadores traiga funciones de verificación, identificación y prevención de errores, como hacer pedidos sobre productos agotados o incluir descuentos sobre descuentos.

Además, las funciones de cálculo automático te ayudarán a minimizar estas situaciones.

Portabilidad

Quedó más que claro con la pandemia, que los programas portables facilitan su uso al poder ser usados en equipos fuera de la oficina, claramente deben existir claves de acceso para que la información en la nube sea consultada únicamente por el área contable.

Completa seguridad

Esta es quizá la característica más importante, pues la información financiera lo es todo en una compañía y si por error alguien accede a ella con malas intenciones puede presentarse un grave problema.

No escojas un software por ser el más barato o el más caro, fíjate siempre en los comentarios de los usuarios, busca sus páginas web, pregunta a conocidos del área y escucha recomendaciones.

Y otro punto importante, es que dentro del software de contabilidad puedas crear distintos usuarios con diferentes accesos para que cada miembro del equipo pueda usar únicamente la información que le concierne.

Tipos de softwares contables

Debes saber también que existen más diferencias entre los programas contables, como la forma de almacenamiento, bien sea en nube o en programa local. Los primeros funcionan sólo con internet y un pago mensual al proveedor, mientras que los segundos se guardan en el equipo y son de único pago con la compra de la licencia.

Gratuitos y de pago, como en todo, los programas de pago suelen incluir funciones extra y están pensados para flujos de información más grandes y pesados, además de brindar soporte técnico. Mientras que los gratuitos tienen funciones básicas y funcionan bien para quienes manejan una contabilidad más sencilla.

Open Source y de propietarios, los primeros son programas para contadores de código abierto que no brindan soporte, pero sí distintos blogs de apoyos entre usuarios, mientras que los de propietarios son productos que se comercializan, pero brindan ayuda profesional para cualquier eventualidad que se presente con su uso.

Top 5 en software de contabilidad

Ahora que conoces las características que debe tener un buen programa para contadores, te dejamos una lista con los mejores programas

  • Contasol: permite instalación local o en la nube, es gratuito, pero si requieres actualizarlo o recibir soporte tendrás que hacer un pago mensual.

Automatiza funciones y además ofrece la exportación de ficheros a Office o a PDF para la presentación de informes.

  • Anfix: sus planes de pago dependen de tu necesidad, ‘profesional’ para cubrir temas de facturación o ‘empresarial’ que ofrece gestión contable y es ideal para pymes.

Tiene incorporada una función llamada cleverscan para escanear y contabilizar cualquier ticket o factura, además, su sistema automático de conciliación bancaria y notificaciones tributarias, lo convierten en una gran opción.

  • a3ERP Contabilidad: sus precios varían en función de las herramientas que vayas necesitando, pero no te arrepentirás de la inversión.

Trae módulos conectados a una misma base de datos integra diversas funciones como contabilidad, impuestos, facturación, inventario, laboral, etc., que facilita la agilización de procesos en las empresas.

  • Altai: herramienta de pago con un sinfín de funciones, se ha vuelto bastante popular entre los contadores independientes, tiene integrados productos de gestión fiscal, facturación electrónica, conciliaciones bancarias y más.

Además, la personalización es bastante detallada para que secciones los accesos por usuarios y las acciones que cada uno tiene en su perfil y con su módulo ‘Web Financials’ podrás acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo.

  • Loggro: software de gestión integral que funciona en la nube, brinda administración contable, de clientes, proveedores, ventas e inventarios, así como la función de facturación electrónica.

Y por almacenar la información en servidores, te permite acceder a ella en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

Importancia de un buen PC para el uso adecuado de un software de contabilidad

De nada te servirá conseguir el mejor programa de contabilidad, si tu equipo de cómputo no tiene las características necesarias. Y si eres de los contadores independientes que se desplaza constantemente, contar con un buen portátil será fundamental.

Por eso te dejamos estas recomendaciones al momento de comprar una laptop para contadores:

Memoria RAM: indispensable para que los programas se ejecuten adecuadamente, que sean rápidos y no representen una pérdida de tiempo para ti en la espera de la carga y descarga de archivos.

Recomendable que el portátil tenga mínimo 6GB de RAM, esto lo encontrarás en marcas como Lenovo, Huawei y en el Wings Book de Wings Mobile que te ofrece 8GB.

Disco duro: se asegura de guardar toda la información una vez se apaga el equipo, así que todos los libros de Excel y archivos que trabajes quedarán almacenados allí.

Verifica que el equipo que adquieras tenga 256GB para asegurarte de que podrás guardar varios documentos sin que tu portátil se ponga lento o se quede sin espacio de almacenamiento.

Procesador: uno de los factores primordiales, pues es el que determina la velocidad del equipo, para este caso del área financiero, un procesador como el que ofrece el Wings Book es una perfecta opción.

El Intel Celeron N4100 CPU con 1.10GHz te asegurará un rendimiento óptimo por sus 4 núcleos que se encarga de brindar velocidad y efectividad.

Batería: para los independientes, una buena batería les permite movilizarse sin la preocupación de que su equipo se descargue y les impida trabajar, por lo cual te recomendamos que tu portátil tenga una batería con 5.000 mAh, para que te dure por un tiempo prolongado.

Como puedes ver, el mundo contable de la mano de la tecnología, te brinda diversas posibilidades para optimizar tus labores.

Excel: otra herramienta fundamental

Además de los programas para contabilidad, es indudable que Excel es la mano derecha de todo contador, al ser una herramienta fundamental es importante conocer aquellas funciones que te permitan optimizar la información contable.

Por eso queremos compartirte las más utilizadas:

Buscarv: pertenece a las funciones de búsqueda y referencia, con ella puedes buscar datos de una misma fila dentro de la tabla y así llevarlo al espacio donde lo requieres. El nombre es porque su función es BUSCAR (V) Valores dentro de los libros.

Para que entiendas mejor, supongamos que tienes un directorio con nombres (A), teléfonos (B) y correos (C), de un grupo de personas y sólo tienes el nombre, pero necesitas su dirección de mail, esta función se encarga de entregarte los datos sin buscar dentro del directorio.

Utilizarla es muy fácil, en una nueva hoja o un nuevo libro, escribes en una celda la siguiente fórmula:

=BUSCARV (valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, intervalo)

Rápidamente te explicamos lo que significa cada sección de la búsqueda, recuerda siempre separarlos con comas:

Valor_buscado: es la información puntual que requieres, en nuestro ejemplo, sería el nombre de la persona

Matriz_buscar_en: aquí debes especificar los rangos donde se encuentra el dato que buscas, es decir la hoja donde está la información.

Indicador_columnas: aquí sólo cuentas la posición de la columna donde está la información, en nuestro ejemplo estaría en la columna C que sería la 3.

Intervalo_buscar: al poner VERDADERO buscarás la información exacta, si pones FALSO, te arrojará coincidencias aproximadas.

Buscarh: similar a buscarv, sólo que esta función se encarga de encontrar datos dentro de las filas y no de las columnas. Es decir, hace búsquedas horizontales en la fila que se seleccione.

Para utilizarla debes escribir en una casilla vacía la siguiente fórmula:

=BUSCARH (buscar-valor, conjunto-tabla, núm-índice-fila[, [rango-buscar-marcador]])

Coincidir: si necesitas encontrar la celda donde se encuentra un valor, esta es la función a la que debes acudir, su fórmula es COINCIDIR(valor_buscado,matriz_buscada, [tipo_de_coincidencia])

Valor_buscado: el dato que posees.

Matriz_buscada: Rango de celdas donde se encuentra el valor que necesitas.

Tipo_de_coincidencia: para encontrar el valor exacto, debes escribir 0.

BDContar: muy útil para encontrar la cantidad de registros que hay bajo una condición específica, es decir, si tienes una tabla con nombres, edades, teléfonos y correo, pero deseas saber cuántas personas hay mayores de 18 años, ahí usas este recurso.

Su fórmula es:

=BDCONTAR (base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

Base_de_datos: rangos de casillas donde está la información.

Nombre_de_campo: el filtro que usarás, en nuestro ejemplo, sería ‘Edades’.

Criterios: esta debes escribirla en una casilla aparte y según lo requieras, para nuestro ejemplo sería ‘>18’.

Tablas dinámicas: aunque no se realiza con fórmula y siempre debe hacerse en una hoja nueva, es una función bastante útil para presentar de informes y realizar análisis de datos.

En ella tendrás la posibilidad de contabilizar valores de una categoría puntual o de varias a la vez y visualizarlas en una tabla. Para asignar los criterios de búsqueda sólo tendrás que hacer clic en las secciones que aparecerán al crearla.

Ahora que ya conoces todas las herramientas y características de productos ideales para el área contable, además de algunos tips para manejar excel, cuéntanos en los comentarios ¿qué más buscas en equipos portátiles y programas para contadores que aseguren eficiencia en tu trabajo? y ¿cuál es la función de Excel que más te ha costado utilizar?

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